郑州市建筑业协会关于印发协会部分规章制度的通知

 郑建协〔2023〕15号

各会员单位：

为使协会各项工作合法合规有序开展，根据《郑州市建筑业协会章程》《社会团体登记管理条例》等规定，经协会七届一次理事会审议通过，决定印发《郑州市建筑业协会会议制度》等协会规章制度8项，请遵照执行。

 

附件：1. 郑州市建筑业协会会议制度

      2. 郑州市建筑业协会重大决策制度

      3. 郑州市建筑业协会财务管理办法

4. 郑州市建筑业协会印章及证照管理制度

5. 郑州市建筑业协会文件管理制度

6. 郑州市建筑业协会档案管理规定

7. 郑州市建筑业协会工作人员考勤、请销假及休假管理规定

8. 郑州市建筑业协会车辆管理规定

 

 

 

2023年4月19日

附件1

郑州市建筑业协会会议制度

 

为进一步提高工作效率，完善协会会议制度，根据工作实际，特制定本制度。

一、协会会议种类

根据协会各层级机构职责范围和权限，协会会议主要有：会员大会，会员代表大会，理事会议，常务理事会议，会长工作会议，秘书处办公会议，分支机构及专业（工作）委员会会议等。

二、各类会议的召开

会员大会、会员代表大会、理事会议及常务理事会议按章程的规定召开；会长工作会议每周召开一次。

三、会务及相关工作

（一）会务工作。会员大会、会员代表大会、理事会议、常务理事会议、会长工作会议及各层级办公会议，由秘书处负责会前准备及会议过程的各项会务工作，分支机构及专业（工作）委员会会议等由相关部门负责会务工作。

（二）会议纪要的撰写及工作事项的落实。由秘书处完成会议纪要及相关会议材料的撰写，并按要求做好会议所确定事项的落实工作。

 

附件2

郑州市建筑业协会重大决策制度

 

为进一步加强和完善协会监督制度，规范决策行为，提高决策水平防范决策风险，结合协会实际工作情况制定本制度。

一、“凡属重大决策、重要人事任免、重大活动安排和大额度资金的使用，”必须由会长办公会集体讨论表决、做出决策、形成纪要的程序进行。

二、重大经济合同及业务协议书，由秘书处相关部门拟定、秘书长及本会法律顾问审核、协会会长办公会研究确定后，视情况由会长或法定代表人签署。

 

附件3

郑州市建筑业协会财务管理办法

 

为规范协会经费的管理，保证经费合理使用，根据《会计法》、《社会组织财务管理》等有关制度和规定，并结合本协会的实际情况，制定本办法。

一、财务工作职责和管理

（一）负责固定资产的增减变动的会计核算，以及固定资产的清查盘点工作。

（二）根据收支和经营管理情况，按月编制财务报表。

（三）负责应收、应支和现金的管理，以及日常经费报销工作。

（四）接受本协会会员大会，财税机关或业务主管部门对财务工作的检查、监督和财务审计工作。

（五）负责保管会计档案以及固定资产等资料，。

二、 银行账户、资金及票据管理

（一）按要求开设银行帐户。

（二）按银行结算起点规定。结算超过1000元的经费开支，原则通过银行转账结算。

（三）严格借款手续。因公借款须经领导批准，财务部门按照“前清后借“的原则，对无故不偿还以前借款的，不予再次借款。

（四）及时登记现金、银行日记账，做到日清月结，月末应与银行对账，编制银行余额调节表，做到账款相符，确保资金安全。

（五）严格现金管理。不准白条抵库、不准私借公款、不准套取现金、不准将公款私存、不准坐支现金、不准设小金库、不准超限额存放现金、不准超结算起点使用现金。

（六）落实财务交接制度。财务人员调离岗位必须履行财务交接手续，并由单位财务主管负责监交。会计或出纳出差，要指定专人代管，重要票据及现金要交接清楚。

（七）正确使用《河南社会团体会费专用票据据》。严禁使用自制、自购收费票据。严格按规定请领、使用、注销收费票据，不得涂改、挖补、撕毁票据。不得转借、转让、代开、买卖收费票据。

三、经费管理

（一）协会经费来源：

1、会费；2、捐赠；3、政府资助；4、在核准的业务范围内开展活动或服务的收入；5、利息；6、其它合法收入。

（二）经费支出管理

1、经费支出必须取得合法、真实、有效的原始凭证，原始凭证要有购物单位、物品名称、数量、单价、金额等要素，不得使用综合性品名（如办公用品、日用品等）。财务部门对经费业务是否真实、合法、合规，手续是否完备、内容是否完整、有关人员是否签字、盖章等进行审核。会计人员对不真实、不合法的原始凭证不予受理，对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。

2、经费结算报销应填写《原始凭证粘贴单》，粘贴单上应注明事由、时间、人数，由经办人签字，财务部门审核、相关领导签字批准。

3、报销程序：（1）经办人（报销人）签字；（2）财务审核；（3）相关领导签字。

4、个人因公出差，必须严格执行国家规定的差旅费标准，不得擅自提高乘坐车（船）席位和住宿标准。外出参加会议、培训，应持有上级主管部门的书面通知（原件），经领导批准后，填写用款计划审批单，到财务部门办理借款手续，会议（培训）结束返回后，应在7日内主动结算归还借款，否则财务有权从借款者工资中扣回借款。

5、外出参加会议、培训、考察，原则上以主办单位正式通知载明的期限为准，乘坐飞机的，前后各顺延一天；乘坐火车或轮船的，按实际乘坐天数顺延。出差工作人员，必须在核定期间内返回，如有特殊情况出差任务未完成不能按时返回的，须电话请示秘书长、会长同意。

6、出差人员乘坐火车、轮船、飞机及住宿、目的地市内交通费、伙食补助标准按国家规定标准执行，如产生其他费用或因特殊情况超出上列标准，须经秘书长、会长同意。

7、外出开会、培训、考察的住宿费、伙食费、培训费、参观费等费用，按照主办单位通知的收费标准，由出差人员凭正式收费票据报销。

8、出差期间由主办单位统一安排食、宿、交通的，住宿标准按实际安排计算，并取消在此期间的目的地交通费、伙食补助。

9、工作人员在出差目的地所发生的非公务方面的支出，均由本人自理。

10、出差人员出差期间，因办理其它公务需前往第三地的，必须事先电话请示秘书长、会长，报销时按规定程序补办出差审批表。

11、工作人员出差期间，经秘书长、会长批准就近或前往第三地探亲、处理个人事务的，该时间段按事假或探亲假办理，且按程序办理请销假手续；该期间取消目的地市内交通费及伙食补助，住宿费自理。

四、固定资产管理

（一）固定资产是指使用年限在一年以上，单位价值在500元以上，并在使用过程中保持原有物资形态的资产；单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，按固定资产管理。

（二）为了保证固定资产的安全、完整，提高资产的使用率，便于互相监督，资产管理实行账、管分离，财务部门负责资产账簿的建立和登记，对资产的购置、核销、变动等进行审批；秘书处负责管理资产实物、建立资产卡片、对资产统筹调配并每年年终对资产进行盘点，与财务部门核对，确保账卡相符、账实相符。

（三）资产的购置、调整、报废，金额较大、数量较多的，应提交会长办公会研究决定，财务部门、秘书处负责落实；金额较小、数量较少的由秘书处编制用款计划、写出专项报告，经领导批准后由财务部门负责向有关部门报批，并进行账务处理，不得自行处置。

（四）资产的日常管理和维护，由秘书处负责。因管理不善造成资产遗失、损坏的，追究直接使用人的经济责任。

五、财务规范化管理

（一）配备专用的记账设备，严禁连接互联网；为了防止数据丢失，应及时备份会计数据并妥善保管。

（二）财务部门应配备专用资料柜，做到坚固、整洁、干燥、防火、防盗。

（三）会计账薄、会计凭证、报表、银行对账单、财务文件等资料应及时打印、整理、装订成册，做到整齐、规范，要做到登记清楚，入柜存放有序。

（四）会计档案的保管期限：会计凭证15年、总帐和明细帐15年、现金和银行存款日记帐25年、辅助帐簿15年、会计移交清册15年、会计档案保管（销毁）清册永久、银行余额调节表5年、银行对帐单5年。

（五）会计档案保管期满，需要销毁时，执行《会计档案管理办法》。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权债务时为止。

附件4

郑州市建筑业协会印章及证照管理制度

 

为保证郑州市建筑业协会印章及证照的合法性、严肃性、可靠性，杜绝违法行为，维护协会利益，特制定本制度。

一、印章管理

（一）秘书处是协会各类印章管理的责任部门，负责印章的申请、刻制和保管登记工作，并确定专人负责。

（二）协会的印章保管和使用由秘书处负责；各分支机构的印章的保管和使用由各分支机构负责；财务专用章、业务专用章等专用印章的保管和使用分别由会计或相关责任人负责。

（三）法人授权委托证明书经法定代表人签署后用印；严禁员工私自将单位印章带出单位使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印鉴使用签批单》，经秘书长批准，由印章保管人陪同前往办理。借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

印章保管人因事离岗时，须由秘书处指定人员暂时代管，以免贻误工作。不可私自委托他人代管。

（四）印章的交接印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

（五）印章保管人应做好印章使用登记工作，并留存《印章使用审批表》备查。

二、证照管理

（一）除须张挂的证照正本外， 协会的社团法人登记证、组织机构代码证、税务登记证、社团分支（代表）机构登记证等证书，由秘书处确定专人保管。因工作业务需要，原件带出使用须写借条，复印件使用须注明用途。

（二）秘书处作为各类证照的保管部门，在证照有效期满前须做好年审、延期或换证的相关工作。 

附件5

郑州市建筑业协会文件管理制度

 

秘书长是协会文件管理的主要负责人，秘书处是文件管理的责任部门。

一、发文管理

（一）协会及秘书处发文分别使用“郑建协字”、“郑建协会纪”和“郑建协秘字”三个文号。编以“郑建协字”文号的用于以协会名义印发的上行文、平行文和下行文；编以“郑建协会纪”文号的用于协会各类会议纪要的印发；编以“郑建协秘字”文号的用于以秘书处名义印发的文件，主要是各分支机构的业务工作、各部室业务工作及秘书处内部事务管理类文件等。

（二）发文实行拟稿、审改、签发三级责任制。文稿由承办人拟稿，秘书处审改，会长或秘书长签发。

（三）各类文件的审改和签发使用《郑州市建筑业协会行文呈批表》。所发文件的投递、送达由办公室负责，上网由各承办部门负责。

二、收文管理

（一）各部门或单位的来文来函，由秘书处负责接收、登记；

（二）秘书处根据所收文件的内容，及时送请秘书长阅批办理或批交有关业务部室办理。

（三）秘书处根据秘书长阅批意见，将文件传递至有关承办部门并负责催办。

（四）秘书处做好所收文件的运转、归档工作。

三、文书立卷归档管理

（一）文书处理完毕的，应当根据《中华人民共和国档案法》和其它有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的文书。

协会应立卷归档的文书包括：

1、会议文件，包括协会各类会议、协会派员参加的会议文件；

2、上级单位或协会文件，包括决议性、指导性、交办性、批复性、任免性、评价性文件；

3、本单位各类文件、合同及协议书；

4、会员单位送至协会的有保存价值的文件；

5、下属单位文件；

6、有保存价值的声像材料。

（二）秘书处确定专人负责协会各类文书的立卷归档工作，并在每年年初对上一年度所有文书进行立卷归档。

（三）文书的立卷归档工作，按档案法和其它有关规定进行分类、目录编排、备考表编制及装订。 

附件6

郑州市建筑业协会档案管理规定

 

 

第一章  总则

第一条  为加强档案管理，充分发挥档案的作用，根据国家档案管理有关规定，特制定本制度。

第二条  协会秘书处工作人员都必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的案卷移交秘书处档案管理员。

第二章 档案管理制度及职责

第三条  协会档案实行统一管理，分工负责。秘书处负责协会档案管理，并设专人负责；各部门设专人对本部门档案资料负责收集、整理、归档工作。

第四条  档案管理工作的职责：

1．贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度；

2．督促、指导、协助各部门立卷归档工作；

3．负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作；

4．严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。

第五条  文件材料的立卷归档

按照《文件材料的立卷归档》要求，将工作活动中形成并办理完毕，具有保存查考利用价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。

第六条  协会文件的归档范围：

（一）文书档案：凡协会各部门在实际工作中形成的文件材料，按文书档案立卷类目规定的范围立卷；

（二）业务档案：凡协会在业务工作活动中形成的材料；

（三）会计档案：凡协会在财务工作活动中形成的报表、账簿和凭证等材料；

（四）声像档案：凡协会在各项活动中形成的照片、录音、视频等。

第七条  立卷档时间：档案立卷要求及时，文件形成后三天存档。

第八条  档案保管时间

档案保管时间分为定期和永久两种。定期一般分为30年、10年。对保管期满的档案，由协会会长办公会进行审核、鉴定后，提出存毁意见。

第九条  档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经主管领导批准后，派专人监销。由监销人在销毁目录上签字，作为日后查考凭据。

第三章  附则

第十条  本办法由协会秘书处负责解释。 

附件7

郑州市建筑业协会工作人员考勤、
请销假及休假管理规定

 

参照国务院，河南省及郑州市有关文件规定，结合本会实际情况，现制定郑州市建筑业协会工作人员考勤、请销假及休假管理规定。

一、考勤

（一）秘书处负责检查落实考勤制度执行情况，并于工资发放前3天将考勤表交财务处。

（二）本会实行每周五天工作制，工作时间为朝九晚五。执行国家法定的节假日和双休日。

（三）以下情形视为旷工：（1）未按请销假的规定办理请销假手续的；（2）迟到或早退30分钟以上但不足半天的，计为旷工半天；非正常缺勤半天以上但不足一天的，计为旷工一天。

二、请销假及休假

（一）请休假三天内（含三天）的，由秘书长审批；

（二）请休假三天以上的须由会长审批；

（三）本规定明确的所有请、休假事先须填写《协会工作人员请休假申请表》并经审批，如特殊情况未及时填表者，可先向有关领导口头请假，待返单位后补办；

（四）因公出差、请假、休假人员事先须作好必要的工作交待，在外期间与单位要保持通讯联络畅通。

（五）请、休假假期结束后，须向批准人和秘书处销假，否则作超假处理。

（六）年休假

1、本会执行国务院颁布的《职工带薪年休假条例》，统筹安排工作人员年休假并保证工作人员享受年休假。每年1月由工作人员根据自身情况确定当年年休假计划，如本会工作需要可要求工作人员年休假时间适当调整。

2、休假期间的工作实行替办制，并办理好工作交接手续，工作相互替办人员不得同时休年休假。

3、休假一律填写《工作人员带薪年休假审批表》。由本人提出申请，报秘书处审核同意。 

附件8

郑州市建筑业协会车辆管理规定

 

为加强协会车辆管理，确保行车安全，结合协会实际情况，特制定本规定。

（一）协会车辆的主管部门为秘书处。根据工作需要由秘书处统一办理车辆购买、证照、报废等手续，缴纳相关费用，统筹兼备，合理调配。

（二）秘书处设专人负责车辆的维修、保养、年审，定期检查车辆状况。

（三）严格遵守道路交通管理规则及相关法令，文明驾驶，确保行车安全。

（四）认真做好车辆的日常维护和保养工作，强化安全意识。

（五）保持车辆清洁卫生，切实维护协会形象。

（六）因私用车必须经秘书长同意后，司机方可出车。

（七）维修车辆时，由司机详细填写修理项目和计划金额，交秘书处审查后开具车辆维修送修单，到定点汽修厂修理，在修理过程中，不得购买与修理无关的物品，对单价较高（2000元以上）的配件需先申请，同意后再行更换。